El alcance de la autoridad conferida a una persona en virtud del cargo que ocupa en una empresa estadounidense puede ser tan confuso y desconocido para una persona de México como lo es el uso de poderes en México para una persona de los EE. UU. A una persona de los EE. UU. que esté a punto de constituir una empresa mexicana se le preguntará, en primera instancia, quiénes serán las personas a las cuales otorgará poderes y la naturaleza de dichos poderes. En la mayoría de los casos, los clientes de los EE. UU. se sentirán desconcertados cuando por primera vez se les planteen estas preguntas ya que no comprenderán por qué se requieren poderes ni tampoco conocerán las diferentes clases de poderes. En cambio, un cliente mexicano que vaya a constituir una empresa estadounidense se sentirá igualmente desconcertado cuando su abogado le informe que no es necesario el otorgamiento de poderes y que los funcionarios y directores pueden desempeñar todas las funciones requeridas en virtud de la autoridad inherente a sus cargos.
 

La confusión surge del hecho de que la legislación mexicana requiere que las empresas otorguen facultades en forma expresa a sus representantes a fin de que estos puedan desempeñar sus obligaciones. Por otra parte, el sistema legal estadounidense reconoce la “doctrina de autoridad aparente” según la cual se presume que un funcionario, director o gerente tiene cierta autoridad en virtud de su cargo de la cual pueden fiarse las terceras partes. Además de ello, si bien en los EE. UU. no es común enumerar las facultades explícitas de un representante empresarial, esto si es necesario en México. Este artículo resume y compara la forma en que se otorga autoridad a los representantes empresariales según ambos sistemas legales.

En virtud de la legislación mexicana, a fin de actuar en representación de una empresa, se le debe conferir a una persona la autoridad adecuada mediante un poder que otorgue la empresa por medio de las resoluciones tomadas en una Asamblea de accionistas o en una Reunión de directorio (según las normas específicas que figuren en el estatuto de la empresa).

Las facultades que se pueden otorgar a través de un poder son las siguientes:
 

  1. Pleitos y cobranzas: este poder es necesario a fin de iniciar o contestar toda clase de litigio, sea judicial o administrativo, y también para cobrar deudas en representación de la empresa. Es común que una empresa otorgue esta clase de facultades a su asesor legal para que la represente en toda clase de litigio.
     
  2. Actos de administración: este poder autoriza al apoderado a llevar a cabo las gestiones diarias de la empresa, incluso, a modo de ejemplo, la suscripción de contratos, órdenes de compra y documentos similares con terceros.
     
  3. Actos de dominio: este poder es necesario a fin de adquirir, gravar o disponer de los bienes de la empresa, incluso los bienes muebles e inmuebles, en transacciones que no forman parte del curso ordinario de las actividades comerciales de la empresa.
     
  4. Títulos y operaciones de crédito: este poder es necesario a fin de abrir y cerrar cuentas bancarias, firmar en virtud de dichas cuentas, librar pagarés y realizar otras transacciones similares con títulos de crédito.
     
  5. Sustitución o delegación de facultades: este poder otorga a la persona autorizada en primer término la facultad de delegar el poder a favor de otras personas. 

Los poderes antes mencionados pueden ser generales (válidos para una cantidad indeterminada de actos hasta su cancelación o revocación) o especiales (válidos únicamente para una cantidad determinada y limitada de transacciones). Asimismo, las facultades se pueden otorgar con limitaciones o sin ellas. Por ejemplo, la facultad para suscribir títulos de crédito puede incluir restricciones respecto de las cantidades de dinero, requisitos de suscripción conjunta respecto de los montos que superen un límite u otra clase de restricciones respecto de la autoridad del apoderado.

Los poderes se deben otorgar por escrito y en escritura pública y se deben formalizar ante un Notario Público y registrar en el Registro Público de Comercio correspondiente a la sede social de la empresa si: (I) se trata de poderes generales (según se explicó anteriormente), (II) el monto de la transacción supera el equivalente de mil veces el salario mínimo del Distrito Federal que se encuentre vigente en el momento de su otorgamiento (aproximadamente $4.597[1]), o (III) si se pretende que el apoderado tenga la facultad de ejecutar documentos que en virtud de la legislación mexicana se deban formalizar en escritura pública.

Según la conclusión a la que debe haber llegado el lector hasta el momento, al constituir una empresa mexicana, el cliente de los EE. UU. tendrá que otorgar varios poderes, posiblemente a diferentes personas. En contraposición, un empresario mexicano que esté a punto de constituir una empresa en Delaware no deberá otorgarle poderes a persona alguna. En lugar de ello, se le preguntará quiénes serán los funcionarios y directores iniciales de la empresa. Cuando el cliente mexicano pregunte cuáles son las facultades y limitaciones de los funcionarios y directores, el abogado estadounidense no podrá brindar una respuesta tan simple como la que sí podrá brindar su colega mexicano.

El punto de partida clave es el Artículo 141 de la Ley General de Sociedades de Delaware (GDL) que establece lo siguiente:
 

“La gestión empresarial y comercial de las empresas constituidas en virtud de este capítulo será llevada a cabo por un directorio o según las directivas que éste imparta, salvo que en este capítulo o en su acta constitutiva se establezca lo contrario”.

El Artículo 142 de la GDL que trata sobre los funcionarios y sus obligaciones es también muy general. La GDL misma establece un marco mínimo dentro del cual las sociedades pueden designar funcionarios y delegar autoridad según lo consideren necesario y sin restricción alguna. No existen requisitos respecto de las cantidades, cargos o deberes, a excepción de que debe existir una cantidad suficiente que permita a la sociedad cumplir con los requisitos de firma en relación con los certificados de acciones (es decir, que deben existir, como mínimo, dos funcionarios; uno de los cuales debe llevar a cabo los deberes que generalmente se asocian con un presidente y el otro con los deberes de secretario). Una sola persona puede ocupar ambos cargos, aunque deberá firmar los certificados en carácter de cada una de sus funciones. Otro deber legal que se les impone a los funcionarios empresariales es el requisito que figura en el Artículo 142(a) en relación con la conservación de las actas de la sociedad. Sin perjuicio de estos dos requisitos legales, el Artículo 142(a) deja que la asignación de deberes y responsabilidades a los funcionarios sea regulada por el Estatuto de la sociedad y por las resoluciones del directorio que no resulten contrarias al Estatuto.

Existe una gran cantidad de jurisprudencia y ésta tampoco establece limitaciones estrictas sobre la autoridad genérica de directorios y funcionarios. Por el contrario, la tendencia general de los casos anteriores confiere a los funcionarios y al directorio el control sobre la administración de una empresa, salvo que en el Acta constitutiva o en el Estatuto de la sociedad se establezca lo contrario.

En California, el extenso alcance de la autoridad de los funcionarios y directores queda ejemplificado en el Artículo 313 del Código de Sociedades de California:
 

“Con sujeción a las disposiciones del Artículo 208(a), todo pagaré, hipoteca, evidencia de deuda, contrato, certificado de acciones, manifestación inicial sobre transacción o declaración escrita, transferencia u otro instrumento escrito, y toda cesión o aval de ellos, suscritos o celebrados entre cualquier empresa y cualquier otra persona, cuando estuviera firmado por el presidente del directorio, el presidente o cualquier vicepresidente de la empresa y el secretario, secretario adjunto, director financiero o cualquier tesorero adjunto de dicha empresa, no podrá ser desconocido por la empresa alegando la falta de autoridad de los funcionarios firmantes si la otra parte desconocía que los funcionarios firmantes carecían de autoridad para llevar a cabo dicha suscripción.

Por otro lado, el Artículo 208(a) establece que no se impondrá limitación alguna sobre las facultades de los accionistas, funcionarios o directores, salvo en un procedimiento:
 

“(1) Iniciado por un accionista o por el estado a fin de prohibir la realización o continuación, por parte de la sociedad o de sus funcionarios o ambos, de actividades comerciales no autorizadas en los casos en que terceros no hayan adquirido derechos, o (2) para disolver la sociedad o (3) iniciado por la sociedad o por un accionista que entable una demanda representativa contra los funcionarios o directores de la sociedad por violación de sus facultades".

En resumen, los directores y funcionarios son agentes de la empresa que poseen un amplio grado de autoridad para obligar a dicha empresa respecto de transacciones realizadas durante el curso ordinario de las actividades comerciales de esta.

A pesar de la amplitud del concepto de autoridad aparente, los funcionarios y directores, por supuesto, no poseen carte blanche para actuar como se les plazca. Las contrapartes de toda transacción significativa (se trate de una transacción de compra o venta, arrendamiento o financiamiento) probablemente exigirán que los funcionarios que suscriban documentos en representación de una empresa entreguen copias de las resoluciones del Directorio (y algunas veces también de las resoluciones de los Accionistas) donde se demuestre la aprobación de la transacción y la autoridad que el funcionario posee para obligar a la empresa (de la misma forma que en México, las contrapartes exigirían una copia de los poderes necesarios). Además de las limitaciones que se mencionan anteriormente y las limitaciones generales impuestas por los deberes fiduciarios que establece la ley general de sociedades respecto de los funcionarios y directores, los accionistas pueden limitar las facultades de éstos mediante (I) acuerdos de accionistas que exijan que ciertas transacciones sean aprobadas por los accionistas o por el voto mayoritario de las 2/3 partes de los directores; (II) estatutos que exijan el voto mayoritario de las 2/3 partes de los directores o la aprobación de los accionistas para ciertas transacciones y (III) resoluciones de la empresa que limiten específicamente la autoridad de cada uno de los funcionarios. Sin embargo, el punto clave para tener en cuenta es que a diferencia de la situación de un poder mexicano donde se deben enumerar las facultades en forma explícita, en el caso de una empresa estadounidense, se deben enumerar las limitaciones en forma explícita.


[1]Si el monto de la transacción fuera menor a dicho monto pero mayor al equivalente de cincuenta veces el salario mínimo del Distrito Federal (que en la actualidad es aproximadamente de $230), la suscripción de un documento escrito privado ante dos testigos será suficiente.